Politica anticorupție și de combatere a mitei

1. Declarația de politică

1.1 Crewit Resourcing Limited are ca politică să își desfășoare toate activitățile într-un mod onest și etic. Adoptăm o abordare de toleranță zero față de mită și corupție și ne angajăm să acționăm cu profesionalism, corectitudine și integritate în toate afacerile și relațiile noastre de afaceri, oriunde ne desfășurăm activitatea, precum și să implementăm și să aplicăm sisteme eficiente de combatere a mitei.
1.2 Vom respecta toate legile relevante pentru combaterea mitei și a corupției. Cu toate acestea, rămânem obligați să respectăm legile din Regatul Unit, inclusiv Bribery Act 2010, în ceea ce privește comportamentul nostru.
1.3 Luarea de mită și corupția sunt pedepsite pentru persoanele fizice cu până la zece ani de închisoare, iar dacă se constată că am luat parte la acte de corupție, am putea fi sancționați cu o amendă nelimitată, am putea fi excluși de la licitațiile pentru contracte publice și ne-am putea vedea afectată reputația. Prin urmare, ne luăm foarte în serios responsabilitățile legale.

2. Definiții

2.1 În cadrul acestei politici, terț înseamnă orice persoană sau organizație cu care intrați în contact în cursul activității dumneavoastră pentru noi și include clienți reali și potențiali, clienți, furnizori, distribuitori, contacte de afaceri, agenți, consilieri și organisme guvernamentale și publice, inclusiv consilierii, reprezentanții și funcționarii acestora, politicieni și partide politice.
2.2 În cadrul acestei politici, prin lucrători se înțelege persoanele care lucrează la toate nivelurile și gradele, inclusiv managerii de rang înalt, funcționarii, directorii, angajații (permanenți, pe perioadă determinată sau temporari), consultanții, contractorii, stagiarii, personalul detașat, lucrătorii la domiciliu, lucrătorii ocazionali și personalul de agenție, agenții, sponsorii sau orice altă persoană asociată cu noi, indiferent unde se află.

3. Domeniul de aplicare

3.1 Scopul acestei politici este de a:
(a) stabilește responsabilitățile noastre și ale celor care lucrează pentru noi în ceea ce privește respectarea și susținerea poziției noastre privind mita și corupția; și
(b) Furnizarea de informații și îndrumări celor care lucrează pentru noi cu privire la modul în care trebuie să recunoască și să abordeze problemele legate de mită și corupție.
3.2 Prezenta politică se aplică tuturor lucrătorilor, astfel cum sunt definiți la punctul 2.2.
3.3 Prezenta politică nu face parte din contractul de muncă al niciunui angajat și poate fi modificată în orice moment.

4. Responsabilități

4.1 Consiliul de administrație are responsabilitatea generală de a se asigura că această politică respectă obligațiile noastre legale și etice și că toate persoanele aflate sub controlul nostru o respectă.
4.2 Directorul financiar are responsabilitatea principală de a pune în aplicare această politică, de a monitoriza utilizarea și eficacitatea acesteia și de a răspunde la orice întrebări privind interpretarea acesteia.
4.3 Conducerea de la toate nivelurile este responsabilă pentru a se asigura că persoanele care le raportează cunosc și înțeleg această politică și că beneficiază de o formare adecvată și periodică cu privire la aceasta.
4.4 Directorul general este responsabil pentru a se asigura că toți angajații cunosc această politică și înțeleg pe deplin regulile referitoare la acceptarea cadourilor și a ospitalității.

4.5 Managerii sunt responsabili de monitorizarea respectării acestei politici. Aceasta include păstrarea unei evidențe a tuturor cadourilor și ospitalității oferite și/sau primite de către angajați în domeniul lor de responsabilitate.

5. Responsabilitățile dumneavoastră

5.1 Toți lucrătorii sunt responsabili pentru citirea, înțelegerea și respectarea acestei politici.
5.2 Toți lucrătorii sunt responsabili pentru succesul acestei politici și trebuie să se asigure că o folosesc pentru a dezvălui orice pericol sau abatere suspectată.
5.3 Prevenirea, detectarea și raportarea mitei și a altor forme de corupție sunt responsabilitatea tuturor celor care lucrează pentru noi sau sub controlul nostru. Toți lucrătorii sunt obligați să evite orice activitate care ar putea duce la sau sugera o încălcare a acestei politici.
5.4 Orice angajat care încalcă această politică va fi supus unor măsuri disciplinare, care pot duce la concediere pentru abatere gravă. Ne rezervăm dreptul de a înceta relația contractuală cu alți lucrători în cazul în care aceștia încalcă această politică.

6. Documente asociate

6.1 Următoarele documente sunt relevante pentru această politică:
(a) Declarația privind politica de denunțare a neregulilor – Ref. document: BF012
(b) Declarația de politică etică – Ref. document: BF007

7. Ce este mita?

7.1 Mita este un stimulent sau o recompensă oferită, promisă sau oferită pentru a obține un avantaj comercial, contractual, de reglementare sau personal.

Exemple:
Oferirea unei mite
Îi oferiți unui potențial client bilete la un eveniment sportiv important, dar numai dacă acceptă să facă afaceri cu noi.
Acest lucru ar constitui o infracțiune, deoarece faceți această ofertă pentru a obține un avantaj comercial și contractual. De asemenea, se poate constata că am comis o infracțiune deoarece oferta a fost făcută pentru a obține afaceri pentru noi. De asemenea, acceptarea ofertei dumneavoastră de către potențialul client poate constitui o infracțiune.
Primirea unei mite
Un furnizor îi oferă nepotului tău un loc de muncă, dar îi spune clar că, în schimb, se așteaptă ca tu să-ți folosești influența în cadrul companiei noastre pentru a te asigura că vom continua să facem afaceri cu el.
Oferirea unei astfel de oferte de către un furnizor constituie o infracțiune. Acceptarea ofertei ar constitui o infracțiune, deoarece ați face acest lucru pentru a obține un avantaj personal.
Coruperea unui funcționar străin
Aranjați ca întreprinderea să facă o plată suplimentară către un funcționar străin pentru a accelera un proces administrativ (cum ar fi vămuirea mărfurilor noastre).
Infracțiunea de dare de mită unui funcționar public străin a fost comisă din momentul în care a fost făcută oferta. Acest lucru se datorează faptului că este făcut pentru a obține un avantaj comercial pentru noi. De asemenea, se poate constata că am comis o infracțiune.

8. Cadouri și ospitalitate

8.1 Această politică nu interzice ospitalitatea normală și adecvată (oferită și primită) către sau de la terțe părți.

8.2 Este clientul Societății să ofere mici cadouri, de exemplu, pixuri, agende etc. clienților, furnizorilor și altor persoane. În cazul în care cadoul este autorizat de către șeful dvs. ierarhic, acesta poate fi oferit persoanei corespunzătoare.
8.3. Societatea organizează ocazional evenimente de ospitalitate, în principal pentru a mulțumi clienților și furnizorilor pentru obiceiurile și loialitatea lor. Un angajat nu trebuie să organizeze niciun eveniment de ospitalitate suplimentar fără a solicita autorizația managerului său direct.
8.4 Nu se poate accepta niciun cadou cu o valoare mai mare de 15 lire sterline. În cazul în care un cadou este oferit și apoi refuzat din cauza valorii sale, acest lucru trebuie raportat șefului dumneavoastră ierarhic.
8.5 Oferirea sau primirea de cadouri sau de ospitalitate nu este interzisă, dacă sunt îndeplinite următoarele cerințe:
(a) nu este făcută cu intenția de a influența un terț pentru a obține sau a păstra o afacere sau un avantaj comercial, sau pentru a recompensa furnizarea sau păstrarea unei afaceri sau a unui avantaj comercial, sau în schimbul explicit sau implicit de favoruri sau beneficii;
(b) este conformă cu legislația locală;
(c) Este dată în numele nostru, nu în numele vostru;
(d) nu include numerar sau un echivalent în numerar (cum ar fi certificatele sau bonurile cadou);
(e) este adecvată în aceste circumstanțe. De exemplu, în Marea Britanie se obișnuiește ca de Crăciun să se ofere cadouri mici;
(f) luând în considerare motivul pentru care se face cadoul, acesta este de un tip și o valoare corespunzătoare și este oferit la momentul potrivit;
(g) este dată în mod deschis, nu în secret; și
(h) cadourile nu trebuie oferite sau acceptate de la funcționari sau reprezentanți guvernamentali, politicieni sau partide politice, fără aprobarea prealabilă a managerului dumneavoastră.
(i) cadoul, oricât de mic ar fi, este raportat șefului tău ierarhic pentru a fi re
(j) invitațiile la evenimente de ospitalitate din partea clienților, furnizorilor sau a altor persoane relevante trebuie să fie raportate managerului dvs. ierarhic înainte de a răspunde invitației.

8.6 Suntem conștienți de faptul că practica de a oferi cadouri de afaceri variază de la o țară la alta și de la o regiune la alta, iar ceea ce poate fi normal și acceptabil într-o regiune poate să nu fie în alta. Testul care trebuie aplicat este dacă, în toate circumstanțele, cadoul sau ospitalitatea este rezonabil și justificabil. Intenția din spatele cadoului trebuie să fie întotdeauna luată în considerare.

9. Ce nu este acceptabil?

9.1 Nu este acceptabil ca dumneavoastră (sau cineva în numele dumneavoastră) să:
(a) să dea, să promită că va da sau să ofere o plată, un cadou sau o ospitalitate în așteptarea sau în speranța că se va primi un avantaj comercial sau pentru a recompensa un avantaj comercial deja acordat
(b) să ofere, să promită să ofere sau să ofere o plată, un cadou sau o ospitalitate unui funcționar, agent sau reprezentant al guvernului pentru a „facilita” sau a accelera o procedură de rutină;
(c) Să acceptați o plată de la o terță parte despre care știți sau bănuiți că este oferită cu speranța că va obține un avantaj comercial pentru aceasta;
(d) Să acceptați un cadou sau o ospitalitate de la o terță parte dacă știți sau bănuiți că acesta este oferit sau oferit cu așteptarea ca noi să vă oferim în schimb un avantaj comercial;
(e) să accepte sau să exercite represalii împotriva unui alt lucrător care a refuzat să comită o infracțiune de luare de mită sau care a ridicat probleme în temeiul prezentei politici; sau
(f) să se implice în orice activitate care ar putea duce la încălcarea prezentei politici.

10. Plăți de facilitare și comisioane

10.1 Nu efectuăm și nu vom accepta plăți de facilitare sau „comisioane” de niciun fel. Plățile de facilitare sunt, de obicei, plăți mici, neoficiale, efectuate pentru a asigura sau a accelera o acțiune guvernamentală de rutină a unui funcționar guvernamental. Acestea nu sunt plătite în mod obișnuit în Regatul Unit, dar sunt comune în alte jurisdicții [in which we operate].
10.2 Dacă vi se cere să efectuați o plată în numele nostru, trebuie să aveți întotdeauna în vedere pentru ce se face plata și dacă suma solicitată este proporțională cu bunurile sau serviciile furnizate. Întotdeauna trebuie să solicitați o chitanță care să detalieze motivul plății. În cazul în care aveți suspiciuni, preocupări sau întrebări cu privire la o plată, trebuie să le adresați directorului financiar.
10.3 Comisioanele sunt, de obicei, plăți efectuate în schimbul unei favoruri sau al unui avantaj comercial. Toți lucrătorii trebuie să evite orice activitate care ar putea duce la sau sugera că o plată de facilitare sau o mită va fi efectuată sau acceptată de către noi.

11. Cheltuieli

11.1 Terry Sullivan, directorul financiar, trebuie să autorizeze toate cererile de rambursare a cheltuielilor de la angajații săi.
11.2 Cererile de rambursare a cheltuielilor vor fi verificate în funcție de chitanțe.
11.3. Orice element de cheltuieli care dă naștere la îngrijorare va fi investigat pe deplin.

12. Donații

12.1 Compania face donații caritabile care sunt legale și etice în conformitate cu legile și practicile locale.
12.2 Compania face donații regulate în scopuri caritabile. Acestea sunt gestionate de Terry Sullivan.
12.3 Nu trebuie să se facă nicio donație către organizații caritabile, partide politice sau alte organizații cu intenția de a obține un avantaj comercial.
12.4 Donațiile în numele Companiei nu trebuie oferite sau făcute fără aprobarea șefului dumneavoastră ierarhic.

13. Ținerea evidenței

13.1 Trebuie să ținem evidențe financiare și să dispunem de controale interne adecvate care să dovedească motivul comercial pentru efectuarea plăților către terți.
13.2 Trebuie să declarați și să țineți o evidență scrisă a tuturor ospitalităților sau cadourilor acceptate sau oferite, care vor fi supuse unei analize manageriale.
13.3 Trebuie să vă asigurați că toate cererile de rambursare a cheltuielilor legate de ospitalitate, cadouri sau cheltuieli efectuate către terți sunt depuse în conformitate cu politica noastră privind cheltuielile și că se înregistrează în mod specific motivul cheltuielilor.
13.4 Toate conturile, facturile, memorandumurile și alte documente și înregistrări referitoare la relațiile cu terții, cum ar fi clienții, furnizorii și contactele de afaceri, trebuie să fie pregătite și păstrate cu strictă acuratețe și exhaustivitate. Niciun cont nu trebuie să fie ținut „în afara registrului” pentru a facilita sau a ascunde plăți necorespunzătoare.

14. Cum se poate ridica o problemă

14.1 Sunteți încurajat să vă exprimați îngrijorarea cu privire la orice problemă sau suspiciune de malpraxis în cel mai scurt timp posibil.
14.2 În cazul în care vi se oferă mită de către o terță parte, vi se cere să dați mită sau dacă credeți sau suspectați că a avut loc sau poate avea loc o mită, corupție sau altă încălcare a acestei politici sau credeți că sunteți victima unei alte forme de activitate ilegală, trebuie să vă adresați directorului general. (A se vedea Politica noastră de denunțare a neregulilor.)
14.3 Dacă nu sunteți sigur dacă un anumit act constituie mită sau corupție, trebuie să vorbiți cu directorul general.
14.4 În cazul în care aveți alte întrebări, acestea trebuie adresate, de asemenea, directorului general.
14.5 Preocupările ar trebui raportate urmând procedura stabilită în Politica noastră de denunțare a neregulilor. O copie a Politicii noastre de denunțare a neregulilor poate fi găsită pe unitatea noastră Sharepoint.

15. Ce trebuie să faceți dacă sunteți victima mitei sau a corupției

15.1 Vă rugăm să consultați Politica de denunțare a neregulilor a companiei.

16. Protecție

16.1 Lucrătorii care refuză să accepte sau să ofere mită, sau cei care își exprimă îngrijorarea sau raportează faptele ilicite ale altora, sunt uneori îngrijorați de posibilele repercusiuni. Ne propunem să încurajăm deschiderea și vom sprijini orice persoană care își exprimă cu bună-credință preocupările reale în cadrul acestei politici, chiar dacă se dovedește a fi greșită.
16.2 Ne angajăm să ne asigurăm că nimeni nu suferă niciun tratament defavorabil ca urmare a refuzului de a lua parte la mită sau corupție sau pentru că a raportat cu bună credință suspiciunea lor că o infracțiune reală sau potențială de dare de mită sau altă infracțiune de corupție a avut loc sau ar putea avea loc în viitor. Tratamentul dăunător include concedierea, măsurile disciplinare, amenințările sau alte tratamente nefavorabile legate de semnalarea unei probleme. Dacă credeți că ați suferit un astfel de tratament, trebuie să îl informați imediat pe directorul general. În cazul în care problema nu este remediată, iar dumneavoastră sunteți angajat, trebuie să o ridicați în mod oficial folosind procedura noastră de reclamație, care poate fi găsită pe unitatea noastră Sharepoint.

17. Formare și comunicare

17.1 Instruirea privind această politică face parte din procesul de inițiere pentru toți noii lucrători. Toți lucrătorii existenți vor beneficia de cursuri de formare periodice și relevante cu privire la modul de punere în aplicare și de respectare a acestei politici.
17.2 Abordarea noastră de toleranță zero față de mită și corupție trebuie să fie comunicată tuturor furnizorilor, contractorilor și partenerilor de afaceri la începutul relației noastre de afaceri cu aceștia și, după caz, ulterior.

18. Monitorizare și revizuire

18.1 Această declarație va fi revizuită anual (sau atunci când este necesar) de către administratori și este disponibilă clienților și publicului pe site-ul societății: www.crewitresourcing.co.uk.
18.2. Directorii vor monitoriza eficacitatea și vor revizui punerea în aplicare a acestei politici, analizând periodic caracterul adecvat, adecvat și eficace al acesteia.
18.3. Orice recomandări de îmbunătățire identificate vor fi prezentate consiliului de administrație cât mai curând posibil. Sistemele și procedurile de control intern vor face obiectul unor audituri periodice pentru a se asigura că acestea sunt eficiente în combaterea mitei și a corupției.
18.4 Lucrătorii sunt invitați să comenteze cu privire la această politică și să sugereze modalități prin care aceasta ar putea fi îmbunătățită. Comentariile, sugestiile și întrebările trebuie adresate directorului general.

Domnul G O’Keeffe

Următoarea este o listă a posibilelor semnale de alarmă care pot apărea pe parcursul activității dumneavoastră la noi și care pot ridica probleme în conformitate cu diferite legi împotriva mitei și a corupției. Lista nu se dorește a fi exhaustivă și are doar un scop ilustrativ.
Dacă vă confruntați cu oricare dintre aceste semnale de alarmă în timp ce lucrați pentru noi, trebuie să le raportați imediat managerului dvs. sau directorului financiar, utilizând procedura stabilită în politica de denunțare a neregulilor:
(a) dacă luați cunoștință de faptul că o terță parte se angajează sau a fost acuzată de practici comerciale incorecte;
(b) aflați că un terț are reputația de a plăti mită sau de a cere să i se plătească mită sau de a avea reputația de a avea o „relație specială” cu funcționari guvernamentali străini;
(c) o terță parte insistă să primească un comision sau o plată de taxe înainte de a se angaja să semneze un contract cu noi sau de a îndeplini o funcție sau un proces guvernamental pentru noi;
(d) un terț solicită plata în numerar și/sau refuză să semneze un acord formal de comision sau de onorariu sau să furnizeze o factură sau o chitanță pentru o plată efectuată;
(e) un terț solicită ca plata să fie efectuată într-o țară sau într-o locație geografică diferită de cea în care își are reședința sau își desfășoară activitatea;
(f) un terț solicită o taxă suplimentară neașteptată sau un comision pentru a „facilita” un serviciu;
(g) un terț solicită divertisment sau cadouri somptuoase înainte de a începe sau de a continua negocierile contractuale sau de a presta servicii;
(h) o terță parte solicită efectuarea unei plăți pentru a „trece cu vederea” eventualele încălcări ale legii;
(i) o terță parte vă solicită să oferiți un loc de muncă sau un alt avantaj unui prieten sau unei rude;
(j) primiți o factură de la o terță parte care pare a fi nestandardizată sau personalizată;
(k) un terț insistă asupra utilizării literelor de subsol sau refuză să consemneze în scris condițiile convenite;
(l) observați că am fost facturați pentru un comision sau o plată de taxe care pare mare având în vedere serviciul declarat ca fiind furnizat;
(m) o terță parte solicită sau cere utilizarea unui agent, intermediar, consultant, distribuitor sau furnizor care nu este utilizat în mod obișnuit de către noi sau pe care nu îl cunoaștem;
(n) vi se oferă un cadou neobișnuit de generos sau vi se oferă ospitalitate generoasă din partea unei terțe părți;